Personvernerklæring – Kunder og brukere

1. INNLEDNING

1.1 Denne personvernerklæringen er ment å gi deg informasjon om hvordan EasyTranslate A/S, Titangade 9, 11, 2200 N København, CVR 33240562 («EasyTranslate», «vi», «oss», «vår») samler inn og behandler personopplysningene som du har gitt til oss, eller som vi har innhentet fra deg.

1.2 Vi behandler bare personopplysningene dine i samsvar med denne personvernerklæringen og gjeldende lovgivning som vi er underlagt, inkludert Personvernforordningen 2016/679 av 27. april 2016 om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger (heretter kalt «GDPR») og den danske databeskyttelsesloven nr. 502 av 23. mai 2018 som supplerer GDPR, eventuelle endringer til disse og annen lovgivning som supplerer disse.

1.3 EasyTranslate er behandlingsansvarlig for personopplysningene dine i situasjonene nedenfor. Du kan kontakte EasyTranslate ved å sende en e-post til gdpr@easytranslate.com.

1.4 EasyTranslate kan også i enkelte tilfeller fungere som databehandler for kundene våre. For mer informasjon, se avsnitt 8 nedenfor.

1.5 Vi bruker tredjepartsleverandører som har direkte kontrakt med deg. Apper og nettsteder som tilbys av tredjeparter er underlagt vilkår, betingelser og personvernerklæringer som ikke er under EasyTranslates kontroll, og EasyTranslate er ikke behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i slike apper eller på slike nettsteder. Dette gjelder også tredjeparter som er knyttet til eller på annen måte markedsført på nettstedet vårt. Vi har ikke sjekket og godkjent innholdet i tredjepartsapper eller -nettsteder eller vilkårene, betingelsene eller personvernerklæringen som regulerer bruken av tredjepartsapper eller -nettsteder, og vi har ikke noe ansvar for tredjepartsapper eller -nettsteder som du registrerer deg på og bruker i forbindelse med tjenestene våre. Vi anbefaler at du går nøye gjennom og vurderer vilkår og personvernerklæringer som tilbys av tredjeparter før du bruker disse appene eller nettstedene, inkludert å gi dem personopplysningene de krever.

2. EasyTranslate AS SOM BEHANDLINGSANSVARLIG.

DATAENE VI SAMLER INN, FORMÅLET MED DETTE OG DET JURIDISKE GRUNNLAGET FOR BEHANDLINGEN

2.1 Når du bruker nettstedet vårt, samler vi inn personopplysninger om deg, inkludert henvisnings-URL, nettlesertype, søkeord som er brukt og annen brukeratferd på nettstedet vårt, IP-adressen din inkludert nettverksposisjon og informasjon om datamaskinen din, dato og klokkeslett for besøket ditt.

2.1.1 Formålet med behandlingen vår er å optimalisere brukeropplevelsen, våre digitale tjenester og applikasjoner og å markedsføre tjenestene våre til deg.

2.1.2 Det juridiske grunnlaget for behandlingen av dine personopplysninger følger av artikkel 6 (1) (f) (legitim interesse) i GDPR.

2.1.3 Vi innhenter data automatisk ved bruk av informasjonskapsler. Vår bruk av informasjonskapsler annet enn teknisk nødvendige informasjonskapsler er underlagt forhåndssamtykke fra deg. Informasjonen brukes ikke til å identifisere deg. Du kan lese mer om bruken av informasjonskapsler i retningslinjene for informasjonskapsler her. Du kan trekke tilbake eller endre samtykket ditt ved å si nei til informasjonskapsler under «Innstillinger for samtykke» eller ved å blokkere informasjonskapsler i nettleseren din.

2.2 Når du registrerer deg for direkte markedsføring/nyhetsbrev, samler vi inn personopplysninger om deg, inkludert din kontaktinformasjon, søkeord som er brukt og annen brukeratferd, IP-adressen din inkludert nettverksposisjon og informasjon om datamaskinen din, dato og klokkeslett for besøket ditt.

2.2.1 Formålet med behandling er å kunne sende deg direkte markedsføring/nyhetsbrev som du har registrert deg for. Formålet med behandlingen vår er også å optimalisere din direkte markedsføringsopplevelse, noe som er i vår legitime interesse.

2.2.2 Det juridiske grunnlaget for behandlingen av dine personopplysninger følger av artikkel 6 (1) (f) (legitim interesse) i GDPR.

2.3 Når du kommuniserer med oss via e-post eller bruker chatfunksjonen på nettsiden vår, kan vi samle inn data om identiteten din, slik som navn og e-postadresse og informasjonen du har oppgitt da du kontaktet oss.

2.3.1 Formålet med behandlingen vår er å kommunisere med deg og svare på spørsmål og andre forespørsler.

2.3.2 Det juridiske grunnlaget for behandlingen av dine personopplysninger følger av artikkel 6 (1) (f) (legitim interesse) i GDPR.

2.4 Når du bestiller en oversettelse, innhenter vi personopplysninger om deg, inkludert kontaktopplysninger, profesjonelle opplysninger og faktureringsopplysninger. Videre innhenter vi informasjon om kjøpene dine.

2.4.1 Formålet med behandlingen er å kunne utføre tjenesten(e) som du har bedt om. Vi bruker opplysningene dine for å kunne opprette og administrere bestillingen din, for å kommunisere med deg og hjelpe deg med bestillingen, og for å kunne fakturere deg. Videre innhenter vi informasjonen din for å tilpasse opplevelsen din. Formålet med behandlingen vår er å utføre kontrakten vår, og det er i vår legitime interesse å optimalisere kundeopplevelsen din. Vi behandler også informasjonen for å overholde våre juridiske forpliktelser i henhold til gjeldende skatte- og bokføringslovgivning.

2.4.2 Det juridiske grunnlaget for behandlingen av personopplysningene dine følger artikkel 6 (1) (b) (oppfyllelse av avtale), (c) (juridisk forpliktelse) og (f) (legitime interesser) i GDPR.

2.4.3 Vi innhenter personopplysninger direkte fra deg.

2.5 Når du abonnerer på plattformen, innhenter vi personopplysninger om deg, inkludert kontaktopplysninger, profesjonelle opplysninger og faktureringsopplysninger. Videre innhenter vi informasjon om kjøpene dine. Betalingsopplysningene dine administreres av Stripe, som fungerer som en tredjeparts behandlingsansvarlig. Vi henviser til Stripes personvernerklæring for ytterligere informasjon om deres behandling av personopplysningene dine.

2.5.1 Formålet med behandlingen er å kunne utføre tjenesten(e) som du har bedt om. Vi bruker opplysningene dine for å kunne opprette og administrere bestillingen din, for å kommunisere med deg og hjelpe deg med bestillingen, for å opprette og administrere plattformkontoen din, for å hjelpe deg med bruken av plattformen, og for å kunne fakturere deg. Videre innhenter vi informasjonen din for å tilpasse opplevelsen din. Formålet med behandlingen vår er å utføre kontrakten vår, og det er i vår legitime interesse å optimalisere kundeopplevelsen din. Vi behandler også informasjonen for å overholde våre juridiske forpliktelser i henhold til gjeldende skatte- og bokføringslovgivning.

2.5.2 Det juridiske grunnlaget for behandlingen av personopplysningene dine følger artikkel 6 (1) (b) (oppfyllelse av avtale), (c) (juridisk forpliktelse) og (f) (legitime interesser) i GDPR.

2.5.3 Vi innhenter personopplysninger direkte fra deg.

2.6 Når du som abonnent på plattformen benytter deg av oversettelsesverktøyene og -tjenestene som er tilgjengelige på plattformen, inkludert HumanAI Translate-verktøyet, maskinoversettelse og innholdsgenererings- og redigeringsverktøy hosting av materiale før og underlagt oversettelse, innkjøp av eksterne oversettere etc. vil vi fungere som databehandler for deg. For mer informasjon, se avsnitt 8 nedenfor.

2.7 Når du som abonnent av plattformen benytter deg av andre tilgjengelige funksjoner, vil vi fungere som behandlingsansvarlig. Dette inkluderer:

2.7.1 Når du bruker chatfunksjonen til å kommunisere med eksterne oversettere som du har funnet gjennom plattformen, behandler vi bare navn og kontaktopplysninger samt innholdet i kommunikasjonen for å gi deg og den eksterne oversetteren muligheten til å kommunisere gjennom plattformen. Vi kan få tilgang til kommunikasjonen for å sikre at tidsfrister som er avtalt mellom deg og eksterne oversettere overholdes, og generelt for å sikre rettidig og korrekt levering. Vi vil ikke få tilgang til eller behandle innholdet i kommunikasjonen din for andre formål enn å tilby tjenesten og for å sikre samsvar med retningslinjene for bruk av plattformen. Du oppfordres til å begrense inkluderingen av personopplysninger i kommunikasjonen til det som er nødvendig for formålet. Det juridiske grunnlaget for behandlingen er å kunne oppfylle vår avtale og å følge vår legitime interesse i å overvåke overholdelsen av avtaler og våre retningslinjer jf. artikkel 6 (1) (b) (oppfyllelse av avtale) og (f) (legitime interesser) i GDPR.

2.7.2 Hvis du skriver anmeldelser eller benytter deg av muligheten til å vurdere tilfredsheten din og din generelle erfaring med en ekstern oversetter, behandler vi anmeldelsen eller vurderingen din for å gjøre den tilgjengelig for andre brukere av plattformen, for transparensformål og for vår generelle overvåkning og kvalitetsvurdering for å opprettholde et høyt kvalitetsnivå blant de eksterne oversetterne som bruker plattformen. Det juridiske grunnlaget for behandlingen er vår legitime interesse i å sikre transparens og kvalitet jfr. artikkel 6 (1) (b) (oppfyllelse av avtale) og (f) (legitim interesse) i GDPR.

2.7.3 På forespørsel fra deg eller den eksterne oversetteren kan vi bistå med å løse tvister mellom dere, inkludert med tanke på kvaliteten på oversettelsen. I så fall vil vi behandle identiteten din, avtalen du har inngått med den eksterne oversetteren og innholdet i oversettelsen for å evaluere kvaliteten og for å mekle og søke å løse tvisten mellom deg og den eksterne oversetteren. Det juridiske grunnlaget for behandlingen er vår legitime interesse i å bistå brukerne våre med å løse tvister jfr. artikkel 6 (1) (f) i GDPR.

2.7.4 For å sikre og opprettholde et høyt kvalitetsnivå blant de eksterne oversetterne som er tilgjengelige på plattformen, kan vi fra tid til annen få tilgang til oversettelser utført av én eller flere spesifikke oversettere. Dette kan inkludere oversettelser som er utført for deg. Dette gjør vi bare for å evaluere kvaliteten på oversettelsen og har ingen intensjon eller hensikt å behandle noen personopplysninger som er inkludert i oversettelsen. Det juridiske grunnlaget er vår legitime interesse i å opprettholde et høyt kvalitetsnivå jfr. artikkel 6 (1) (f) i GDPR.

3. UTLEVERING AV PERSONOPPLYSNINGENE DINE

3.1 Personopplysningene dine utleveres til tredjeparter som behandler personopplysninger på vegne av EasyTranslate, og de fungerer derfor som våre databehandlere. Vi bruker tredjeparter for kundestøtte, administrasjon av kunderelasjoner, e-postmarkedsføring, fakturering, nettanalyse, forretningsanalyse og som vertsleverandører. Vi kan også bruke tredjepartsoversettere for å hjelpe oss med å utføre oversettelsestjenesten(e) du har bedt om fra oss eller for spesifikke eller generelle kvalitetsvurderinger. Når du bruker HumanAI Translate-verktøyet og innholdsgenererings- og redigeringsverktøy, utleverer vi også dataene dine til tredjeparter som behandler personopplysninger på vegne av EasyTranslate, og de fungerer derfor som våre databehandlere. Vi har inngått databehandlingsavtaler som er i samsvar med artikkel 28 i GDPR med alle våre databehandlere for å sikre at slike databehandlere iverksetter egnede organisatoriske og tekniske sikkerhetstiltak på en slik måte at behandlingen oppfyller kravene i GDPR og sikrer beskyttelse av rettighetene dine.

4. OVERFØRING AV PERSONOPPLYSNINGENE DINE TIL TREDJELAND

4.1 Noen av databehandlerne våre, som Open AI, HubSpot og Twilio (Aircall), er etablert i USA. Vi bruker også eksterne oversettere som kan være etablert i et land utenfor EU/EØS. De passende sikkerhetstiltakene for å overføre personopplysninger til USA eller andre land utenfor EU/EØS som ikke anses av EU-kommisjonen å gi et tilstrekkelig nivå av databeskyttelse, er sikret av EU-kommisjonens standard kontraktklausuler (artikkel 46 i GDPR). Hvis du ønsker mer informasjon om databehandlerne våre som er etablert utenfor EU/EØS og sikkerhetstiltakene for å overføre personopplysninger, kan du be om dokumentasjon på dette ved å sende oss en e-post til gdpr@easytranslate.com.

Vær også oppmerksom på at personopplysningene dine også kan overføres til et land utenfor EU/EØS ved bruk av informasjonskapsler på nettstedet vårt. Du kan lese mer om dette i retningslinjene for informasjonskapsler her.

5. DINE RETTIGHETER

5.1 Under visse omstendigheter har du en rekke rettigheter knyttet til behandlingen vår av personopplysningene dine.

5.2 Hvis du ønsker å gjøre bruk av rettighetene dine, kontakt EasyTranslate ved å sende en e-post til gdpr@easytranslate.com.

5.3 Vær oppmerksom på at innstillingene for plattformkontoen din gir deg full kontroll over opplysningene dine. Her kan du se, redigere, eksportere og slette opplysningene dine, bare med ett tastetrykk.

5.4 Rett til innsyn fra den registrerte

5.4.1 Du har rett til å be om tilgang til personopplysningene dine. Dette gjør at du kan motta en kopi av personopplysningene som vi har om deg, og kontrollere at vi behandler dem lovlig.

5.5 Rett til retting

5.5.1 Du har rett til å be om å få rettet personopplysninger som vi har om deg. Hvis du blir gjort oppmerksom om at personopplysningene vi behandler er unøyaktige, oppfordrer vi deg til å kontakte oss skriftlig, slik at du kan få korrigert ufullstendig eller unøyaktig informasjon som vi har om deg.

5.6 Rett til sletting («retten til å bli glemt»)

5.6.1 Du kan ha rett til å be om sletting av personopplysningene dine. Dette gjør at du kan be oss om å slette eller fjerne personopplysninger der det ikke finnes noen god grunn til at vi fortsetter å behandle dem. I den grad fortsatt behandling av personopplysningene dine er nødvendig, for eksempel for at vi skal kunne oppfylle våre juridiske forpliktelser eller for at juridiske krav skal etableres, håndheves eller forsvares, er vi ikke pålagt å slette personopplysningene dine.

5.7 Rett til begrensning av behandlingen

5.7.1 Du kan ha rett til å be om en begrensning av behandlingen av personopplysningene dine slik at den kun består av lagring. Dette gjør at du kan be oss om å stanse behandlingen av personopplysninger om deg, for eksempel hvis du vil at vi skal fastslå nøyaktigheten eller årsaken til behandlingen av dem.

5.8 Rett til dataportabilitet

5.8.1 Du kan ha rett til å innhente personopplysninger som du har gitt til oss, i et strukturert, vanlig brukt, maskinlesbart format og har rett til å be om overføring av disse opplysningene til en annen behandlingsansvarlig.

5.9 Rett til å protestere

5.9.1 Du har når som helst rett til å nekte oss å behandle personopplysningene i forbindelse med vår direkte markedsføring overfor deg.

5.9.2 Videre har du når som helst rett til å nekte oss å behandle personopplysningene dine, av grunner knyttet til ditt personlige liv, der vi er avhengige av en berettiget interesse som juridisk grunnlag for behandling, jfr. avsnitt 2.

5.10 Rett til å trekke tilbake samtykke

5.11 Du har rett til å trekke tilbake et samtykke som du har gitt oss med det formål å behandle personopplysningene dine. Hvis du ønsker å trekke tilbake samtykket ditt, kan du kontakte oss ved å bruke kontaktinformasjonen som står oppgitt nedenfor. For informasjonskapsler kan du trekke tilbake samtykket ditt ved å endre innstillingene dine her.

5.12 Rett til å klage

5.13 Du har rett til å sende inn en klage angående EasyTranslates behandling av personopplysningene dine. En klage kan sendes inn til det danske datatilsynet (Datatilsynet) på www.datatilsynet.dk eller en hvilken som helst annen tilsynsmyndighet i landet ditt.

6. DATALAGRING

6.1 Personopplysningene som er lagret basert på brukeratferden din på nettsiden vår, slettes senest i henhold til retningslinjene for informasjonskapsler, som er å finne her.

6.2 Personopplysninger om deg som innhentes når du bestiller en oversettelse eller abonnerer på plattformen, lagres for inneværende år pluss fem år. 6.3 Personopplysninger om deg som innhentes når du registrerer deg på plattformen vår, lagres frem til du sletter kontoen din eller har vært inaktiv i 1 år.

6.4 Vi forbeholder oss videre retten til å lagre personopplysningene dine i lengre tid dersom det anses som nødvendig for å etablere, utøve eller forsvare et juridisk krav eller for å oppfylle en juridisk forpliktelse.

7. DATASIKKERHET

7.1 Vi har iverksatt hensiktsmessige sikkerhetstiltak for å forhindre at personopplysningene dine utilsiktet eller ulovlig ødelegges, går tapt, endres, uautorisert avsløres eller misbrukes , eller at tilgang til personopplysninger overføres, lagres eller på annen måte behandles.

7.2 Vi har gitt begrenset tilgang til personopplysningen dine for ansatte og leverandører som har et relevant og rimelig, legitimt behov for å få tilgang til personopplysningene dine for å kunne utføre sitt arbeid.

8. EasyTranslate AS SOM DATABEHANDLER

8.1 Ved å utføre oversettelsesoppgaver fungerer EasyTranslate som databehandler for våre kunder dersom dokumentet som oversettes inneholder personopplysninger. Vi fungerer også som en databehandler i leveringen av oversettelsesverktøyene og tjenestene som er tilgjengelige på plattformen, inkludert HumanAI Translate-verktøyet, maskinoversettelse og innholdsgenerering og redigeringsverktøy, hosting av materiale før og underlagt oversettelse, innkjøp av eksterne oversettere¨osv. Se Databehandlingsavtalen (DPA-en) for en detaljert beskrivelse av EasyTranslates rolle og ansvar som databehandler. Du finner EasyTranslates databehandlingsavtale her.

8.2 EasyTranslate oppfordrer deg som behandlingsansvarlig til å anonymisere eller pseudonymisere filer før du overfører dem til EasyTranslate for å minimere flyten av personopplysninger (Dataminimering, artikkel 5 i GDPR).

9. KONTAKTINFORMASJON

9.1 Hvis du har spørsmål angående denne personvernerklæringen eller ønsker å utøve rettighetene dine, send oss en e-post til gdpr@easytranslate.com.

10. ENDRINGER I DENNE PERSONVERNERKLÆRINGEN

10.1 Vi kan gjøre endringer i denne personvernerklæringen. Du kan når som helst få tilgang til den siste versjonen av denne personvernerklæringen på nettstedet vårt www.easytranslate.com.

10.2 Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert 7. februar 2024.